Fluxo de Caixa

Fluxo de caixa para Pequenas e Médias Empresas

Fluxo de caixa Pequenas e Médias Empresas

Introdução – fluxo de caixa

Todos sabemos que o sucesso de uma empresa é o resultado de uma série de fatores estruturados. É necessário um investimento de tempo e capital, mas isto não é tudo. Uma boa gestão deve ser capaz de tomar decisões gerenciais, estratégicas e financeiras que impulsionem o negócio para frente e o menor descuido pode ter consequências drásticas. 

Atualmente, o empreendedorismo tem recebido um grande incentivo e inúmeros brasileiros têm se lançado no mercado para apostar em suas ideias originais. Sem dúvida, é impossível traçar um roteiro capaz de levar qualquer empresa jovem a um patamar de sucesso, mas existem mecanismos que auxiliam qualquer empresa ao longo deste processo.

O presente artigo aborda um desses mecanismos fundamentais para o desenvolvimento e sobrevivência de uma empresa, esteja ela atuando em qualquer setor e tendo ela qualquer tamanho: o fluxo de caixa.

Trata-se de uma ferramenta contábil e gerencial essencial para o planejamento financeiro da empresa e que atua como um grande aliado na tomada de decisões e mudança de estratégias do negócio. Você conhecerá um pouco sobre o que é o fluxo de caixa, como ele pode beneficiar a sua empresa e quais os perigos de você ser descuidado com seus controles financeiros ou mesmo não ter quaisquer mecanismos neste sentido.

Ao longo deste artigo, vamos oferecer ainda alguns insights para você aplicar e aliar ao fluxo de caixa do seu negócio que vão facilitar o seu dia a dia como empresário e te ajudar a atingir suas metas. 

Em seguida, vamos trazer algumas especificidades do fluxo de caixa para as pequenas empresas, já que são os micro e pequenos empresários os responsáveis pela maior quantidade de empresas no país. 

Ao final, oferecemos ainda algumas explicações para um fluxo de caixa ruim e como você pode reverter esse quadro e garantir que sua empresa se mantenha competitiva. Esperamos que ao concluir o artigo, você tenha contato com um panorama geral sobre esse mecanismo que pode ser o diferencial que a sua empresa precisa para decolar e conquistar seu lugar definitivo no mercado.

Vale lembrar que uma empresa com o fluxo de caixa em dia e positivo na maioria das vezes faz sua empresa ter muito mais valor. Ao contratar um profissional de avaliação de empresas mostre a ele seu controle de fluxo de caixa que o trabalho deste especialista será muito mais fácil e agregará bastante valor ao laudo de avaliação econômico-financeira da sua firma.

O que é Fluxo de Caixa

O conceito de Fluxo de Caixa é aplicado no ramo financeiro fazendo uma referência direta ao dinheiro que uma determinada empresa tem em caixa. Isto representa a apuração do valor recebido e gasto por esta empresa ao longo de um determinado intervalo de tempo. É através da organização do fluxo de caixa que é possível acompanhar a realidade de um negócio, o que representa um dos principais meios para uma avaliação financeira e tomada de decisões responsável.

Muitos acreditam que a implementação do fluxo de caixa em uma empresa tem como único objetivo o controle financeiro para verificar a saúde contábil da empresa, mas uma boa gestão é capaz de utilizá-lo para muito mais. É a partir da análise dos dados obtidos por tal instrumento que os empresários podem ter uma real noção do crescimento ou estagnação da sua empresa, descobrir em qual estágio se encontra e se organizar e planejar para o futuro.

Pelo papel essencial que cumpre o fluxo de caixa para uma empresa, ainda que seja de pequeno porte, é fundamental que seja implantado de forma responsável, por uma equipe preparada e atenta. O que os empresários devem ter sempre em mente é que um fluxo de caixa feito de forma descuidada pode trazer danos irreparáveis para um negócio, como vamos abordar mais adiante.

Em linhas gerais, podemos dizer que é através do fluxo de caixa que a empresa tem uma visão clara de seu balanço. Isto ocorre pois na medida em que você lança e discrimina todos os valores recebidos e todos aqueles que foram pagos, você consegue obter o saldo através desta diferença.

A partir de uma análise do saldo, o empresário consegue determinar, com segurança, como está sua empresa. Os saldos positivos indicam que o negócio é capaz de quitar suas obrigações e manter um lucro, enquanto que os saldos negativos indicam despesas maiores do que receitas.

Um dos maiores benefícios que o fluxo de caixa pode trazer para a gestão da sua empresa é a otimização dos recursos. Quando você visualiza de forma clara onde estão os gastos, você pode buscar novas soluções para empregar o capital disponível e garantir uma margem de lucro melhor.

Se pensarmos que cada empresa é diferente, tanto no aspecto gerencial, estrutural e financeiro, podemos afirmar que, em alguns casos, o fluxo de caixa pode ser mais importante do que o faturamento em si

Essa afirmação pode soar precipitada para alguns leitores, porém pode ser verificada na prática com grande frequência. Define-se o faturamento como a soma das vendas da empresa, ou seja, a soma das suas entradas de capital resultante das vendas. Isto significa que o faturamento representa o que o negócio realiza em um determinado período de tempo. 

Por vezes as despesas da empresa possuem datas específicas, com vencimentos próximos umas das outras e que são diversos do período em que há uma entrada de dinheiro. Nestes casos, o que se verifica na prática é que muitos empresários perdem o controle financeiro do seu negócio pela falta de uma reserva. 

Sem uma reserva e um planejamento financeiro, que é viabilizado através do fluxo de caixa, é provável que a empresa entre em dificuldade pela falta de habilidade em honrar com seus compromissos, o que acaba levando a contração de empréstimos e todo o caixa da empresa fica comprometido.

Danos decorrentes de um fluxo de caixa mal implantado

Um fluxo de caixa descuidado é quase tão ruim quanto a sua total ausência, isto porque ele não vai refletir realmente as receitas e despesas que aquela empresa possui. Isto impacta diretamente todas as decisões financeiras tomadas com base em uma análise equivocada, o que pode ser ainda mais grave caso não se tenha noção alguma dos problemas de lançamento no caixa.

Esse tipo de descuido é muito comum em micro e pequenas empresas e até mesmo algumas empresas médias, onde o fluxo de caixa é feito pelo próprio empresário ou alguém que não tem uma formação contábil. Ele pode decorrer de esquecimento ou mesmo da falta de preparo técnico, quando o funcionário acredita que um ou outro dado não deve ser inserido. Em qualquer caso, as distorções serão percebidas no saldo, podendo ser pequenas ou maiores. 

O que se nota é que enquanto as distorções são pequenas, em geral, as pessoas tendem a não dar muita atenção para encontrar a discrepância, o que pode agravar ainda mais o situação financeira da empresa ao longo dos meses sem que os sócios sequer tenham tal percepção.

Lembre-se que um instrumento utilizado para traçar o planejamento financeiro de uma empresa deve ser capaz de retratar o seu real estado e não apontar discrepâncias meses após meses, sem que nenhuma providência seja tomada para encontrar a falha. 

Se você está passando por isso, o momento certo para reestruturar seu fluxo de caixa é agora mesmo. Não deixe para depois ou você pode perder o controle dos seus gastos e, quando tentar consertar, pode ser tarde demais para conseguir honrar seus pagamentos em dia.

O perigo de uma empresa sem controlar o fluxo de caixa

Da mesma maneira que as incongruências no fluxo de caixa podem fazer com que os sócios não tenham a real noção de como está o aspecto financeiro do negócio que estão gerenciando, a sua total ausência implica no desconhecimento completo das contas, o que é essencial para um planejamento de médio e longo prazo para qualquer negócio. 

“Nunca tire seus olhos do fluxo de caixa pois ele é o sangue vital para os negócios” Sir Richard Branson

O primeiro passo para garantir que qualquer projeto obtenha êxito é ter um planejamento factível sobre como tocá-lo. Para tanto, é necessário prever a necessidade de mão de obra, funcionários dedicados, equipamentos necessários para o desempenho das atividades e, é claro, o orçamento. Para construir um orçamento, é fundamental que exista um controle de gastos bem como do dinheiro em caixa, de modo que você trabalhe com os valores disponíveis para o projeto e evite a inadimplência e, na medida do possível, a contratação de empréstimos.

O que se percebe na prática é que muitas empresas pequenas acreditam que, por movimentar uma quantia menor de dinheiro, não precisam de um controle rigoroso das suas finanças através de um fluxo de caixa, ainda que simples. No entanto, a experiência mostra que qualquer projeto que dependa de algum dispêndio financeiro deve ter um controle dos valores recebidos e gastos. 

Todos nós sabemos que quando nos comprometemos a fazer uma viagem ou planejamos um evento de fim de ano com amigos, é fundamental criar uma planilha de gastos para evitar surpresas ao final. Assim, fica simples controlar as despesas que você já sabe que existirão e observar se o dinheiro arrecadado para tal é suficiente para garantir que tudo seja pago. 

Outro benefício do controle no exemplo dado a respeito do evento de fim de ano é que, a partir de um controle diligente dos recursos, fica fácil saber se há algum ainda valor a receber dos demais participantes do rateio e eventualmente cobrá-lo. 

Perceba como a organização das contas auxilia que o evento transcorra da forma mais tranquila possível, inclusive dando a oportunidade de agir caso haja uma previsão de maior ou menor dinheiro em caixa.

O mesmo pode ser dito a respeito de uma empresa. Quando há um planejamento financeiro e um controle das finanças através de um mecanismo como o fluxo de caixa, é possível que os sócios tenham facilidade em:

  • traçar planos de investimento e expansão do negócio;
  • buscar formas de aumentar a receita e evitar o prejuízo;
  • avaliar o que pode estar causando um saldo negativo ao final de cada mês;
  • organizar as despesas para evitar pagamentos duplicados ou inadimplência;
  • tomar decisões estratégicas de gestão tendo o respaldo de um bom fluxo de caixa.

E se a sua empresa ainda não tem um controle de fluxo de caixa?

Se a sua empresa ainda não tem um controle de fluxo de caixa, a hora de implementá-lo é agora. Ainda que você esteja tendo resultados positivos e lucros mensais, a falta de um controle e uma gestão financeira eficiente podem rapidamente mudar este cenário e, sem que você perceba, se ver diante de um cenário não muito favorável. Quando isto acontece, é muito mais difícil conseguir se estruturar e ajustar as contas de modo eficiente.

Portanto, vamos dar algumas sugestões de como você pode implantar o fluxo de caixa no seu negócio:

 

  1. Avalie o tamanho da sua empresa e verifique quais das formas de controle do fluxo de caixa que melhor atendem o seu negócio. Se a movimentação financeira ainda é pequena, pode ser que a elaboração de uma rápida e simples planilha no Excel seja suficiente em um primeiro momento. Porém, caso você já tenha uma empresa com diversos fornecedores, clientes, despesas, pode ser um pouco trabalhoso lançar cada um desses valores e sistematizá-los em uma planilha. 

 

  1. Registre todas as operações da sua empresa, pois apenas assim você poderá projetar despesas e saldos futuros. É importante manter o registro de:

 

Todos os valores recebidos:

Engloba recebimentos da venda de produtos ou serviços, depósitos, transferências etc.

Todos os valores pagos:

Engloba todos os valores que saíram da empresa ao longo do período, como pagamento de aluguéis (imóveis, equipamentos entre outros), recolhimento de impostos, contas de energia elétrica, telefonia, internet, fornecedores e etc.

Saldo operacional:

O saldo operacional é aquele resultado da diferença entre todo o valor recebido e do valor gasto em um determinado período de tempo. Algumas empresas trabalham com o saldo operacional mensal, outras podem trabalhar com o semanal ou mesmo diário, mas estes últimos são indicados conforme a movimentação financeira se intensifica e torna-se necessário manter um controle ainda mais rigoroso. A depender da realidade que a sua empresa está vivendo, cabe a você avaliar qual o período de análise que você deve adotar. Importante destacar que o saldo operacional leva em consideração apenas o período vigente, sem considerar o saldo anterior. Isto significa que você pode avaliar o desempenho financeiro da empresa detalhadamente em cada período determinado, bem como considerar o longo prazo.

Previsão de valores a receber ou a pagar:

É importante que a previsão de valores seja lançada apenas como previsão, não como gasto ou receita, até que ela se concretize. De qualquer forma, este lançamento é importante para explicitar aos sócios como está o caixa da empresa. Se você determinou períodos de avaliação mensais, ao iniciar um novo mês, você já terá como visualizar a previsão de algumas despesas fixas como alguns impostos, aluguéis e pagamentos de pessoal que dificilmente vão se modificar já que decorrem de contratos já em vigor. Tendo esses valores claros, ainda sem qualquer receita no mês, você já é capaz de ter uma ideia de metas de vendas, por exemplo, que você precisa traçar para fechar seu mês sem se deparar com um saldo negativo.

Saldo:

Como o próprio nome já indica, o saldo é o resultado dos saldos operacionais somados até o saldo inicial. Neste caso, você consegue observar e analisar o desempenho da empresa ao longo do tempo e decidir sobre questões estratégicas e financeiras com maior respaldo. Este valor, em geral, deve corresponder com o saldo de recursos disponíveis em caixa ou em conta corrente da empresa. Caso existam divergências, por menores que sejam, é interessante rever e ajustar seu fluxo de caixa para evitar novas surpresas.

Em empresas que mantém um controle descuidado, muitas vezes os saldos não batem com aquele valor encontrado nas contas das empresas. Quando esta incongruência se dá de forma suave no saldo operacional, ela pode não representar muito no saldo final. Porém, como dito, o acúmulo constante de distorções acarreta um resultado completamente diverso da realidade. 

O que é possível notar em muitas empresas que não mantém um fluxo de caixa cuidadoso é que elas tendam identificar possíveis falhas apenas quando o saldo operacional de um período é negativo. Assim, se em um determinado mês as contas fecharam no vermelho, o responsável financeiro tenta fazer um controle pontual daquele período, o que servirá apenas como mero diagnóstico.

Como aplicar o controle do fluxo de caixa em uma empresa

Como já dito, o tipo e a estrutura do fluxo de caixa que você escolher vai variar de acordo com as características do seu negócio, bem como com as necessidades que a diretoria possui. 

O controle do fluxo de caixa pode ser feito manualmente, através de planilhas de Excel, livros caixa e cadernos. Porém tais métodos são bastante precários e possuem uma alta chance de erro, já que dependem da atenção e de um conhecimento mínimo de ferramentas tecnológicas ou mesmo ter uma familiaridade com a matemática. 

Sabemos que nem sempre esse controle é feito por um contador ou profissional competente no dia a dia e que muitos microempresários cuidam eles mesmos do caixa das suas empresas. Se este é o seu caso, os softwares desenvolvidos especificamente para o controle financeiro de uma empresa podem ser um bom investimento para trazer uma maior facilidade nos lançamentos e, principalmente, mais segurança nos dados obtidos através do fluxo de caixa.

É claro que empresas maiores ou que têm uma movimentação intensa de entrada e saída de valores possuem setores com profissionais dedicados ao controle e análise do fluxo de caixa, além de adotar os melhores e mais completos softwares disponíveis no mercado, mas é claro que todo esse aparato de pessoal e infraestrutura é extremamente custosa e inviável para as pequenas empresas.

Então, se você é o sócio ou dono de uma pequena empresa, saiba que existem opções confiáveis no mercado para te auxiliar na implementação de um fluxo de caixa eficaz e a um custo que você pode pagar. Esta também é uma dica interessante para quem já adota o fluxo de caixa, mas ainda em sua forma manual.

Se este é o seu caso, você já deve ter percebido a dificuldade que é manter planilhas e livros atualizados e ainda dar conta de todas as outras atividades que precisam da sua atenção. Com um fluxo de caixa otimizado e mais confiável, um dos grandes benefícios que você irá perceber é o tempo que estará economizando em conferência de cálculos e ajuste de dados lançados errados. 

Sem dúvida, em um mundo em que nosso tempo está cada vez mais precioso, a otimização de processos e a segurança de saber que seu fluxo de caixa é confiável podem trazer um enorme diferencial ao seu negócio.

Cuidados na manutenção do seu fluxo de caixa

É interessante ter alguns cuidados fundamentais para garantir a qualidade e precisão do seu fluxo de caixa e torná-lo um retrato confiável da situação financeira passada, presente e futura da sua empresa.

  • Não desconsidere movimentação de baixo valor

Muitos empresários acreditam que desconsiderar os gastos e receitas de baixo valor não têm grande influência no saldo do caixa, porém isto não é verdade. Existem negócios cujo escopo do trabalho é marcado pela comercialização de produtos de baixo valor, que somados, totalizam uma receita expressiva. 

O que fará a diferença não é o valor individual de um registro desconsiderado no fluxo de caixa, mas a sua desconsideração em si. Caso você estabeleça critérios para registrar a entrada ou saída de dinheiro da empresa com base no seu valor absoluto, você pode estar eliminando uma quantia expressiva ao final de um período de tempo. 

Além disso, uma das grandes lições aprendidas no âmbito da educação financeira é que o desperdício de dinheiro, muitas vezes, está nos pequenos gastos. Inconscientemente, acreditamos que despesas pequenas não têm um grande impacto no orçamento. O que acontece é que nosso cérebro acaba desmerecendo esses gastos e só percebemos como são significativos e realmente reavaliamos sua necessidade quando percebemos o quanto totalizam ao final de um mês, por exemplo.

Se você desconsiderar esses pequenos valores no seu fluxo de caixa, você não saberá identificar com precisão a origem da sua dificuldade financeira e muito menos traçar estratégias para a economia de gastos.

  • Categorize todas as suas movimentações

Quando você lança a movimentação financeira apenas como entradas ou saídas de capital, fica difícil manter o controle do que pode estar comprometendo o seu caixa. O ideal é categorizar as despesas de modo que você seja capaz de fazer uma análise profunda da sua empresa. Como empresário, é importante que você possa responder questões como:

  • quais despesas podem ser reduzidas ou mesmo cortadas? 
  • quais etapas da produção ou setores da sua empresa que demandam mais capital?
  • você tem produtos ou serviços com um custo alto, mas que não oferecem o mesmo retorno financeiro para o negócio?
  • quanto você dispõe mensalmente para reinvestir no negócio?
  • qual o seu gasto com pessoal?
  • se você utiliza equipamentos alugados, qual é o seu custo? vale mais a pena adquirí-los ou manter o aluguel?

Todas as respostas à essas perguntas são fundamentais para manter a saúde financeira da sua empresa e podem ser respondidas com facilidade quando você detém instrumentos, como o fluxo de caixa, bem feitos e que te oferecem as respostas de forma clara e diligente. Em momentos de crise, é importante agir com rapidez, mas o tempo de resposta não resolve nada se a você tomar decisões às cegas.

  • Acompanhe o fluxo de caixa regularmente

Não adianta ter um mecanismo de controle financeiro sem que você o acompanhe regularmente. Crie o hábito de acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa diariamente, ele deve ser seu maior aliado na análise e tomada de decisões do negócio. Sem a clara percepção do impacto financeiro que algumas escolhas podem ter sobre o seu caixa, você pode perceber tarde demais que não deveria ter seguido por aquele caminho. 

Além disso, é interessante sempre ter o hábito de avaliar o impacto das decisões estratégicas que você pretende tomar no fluxo de caixa. Essa análise pode não ser sempre simples, mas profissionais da área podem te ajudar a desenhar os cenários futuros e auxiliar na escolha do melhor caminho a seguir.

  • Mantenha um planejamento de curto, médio e longo prazo

Tocar uma empresa não é uma tarefa simples nem que pode ser feita de maneira descuidada. Quando investimos nosso tempo e dinheiro em uma ideia, aquele bem se torna um dos nossos maiores patrimônios. Nada mais lógico que dedicar um pouco mais de tempo e cuidado para se certificar de que os planos de sucesso depositados naquela ideia se concretizem. Para tanto, é essencial um planejamento meticuloso e feito em etapas.

Muitos empresários querem apenas manter seu negócio vivo, esquecendo que é ao traçar metas de longo prazo que orientamos nossa direção no presente e encontramos motivação para atravessar os tempos difíceis. Quando falamos em longo prazo, não significa que você precise planejar os próximos 30 anos nos mínimos detalhes. Quando se está diante das mudanças do mercado, 1 ano já pode ser considerado longo prazo e é importante que você tenha uma ideia de onde deseja estar ao final deste período.

Por outro lado, não adianta viver sempre pensando no futuro e esquecer de olhar para o presente. São as nossas escolhas e ações de hoje que vão construir o futuro que estamos buscando. Assim, planejar seus dias, meses e ano é uma atividade que deve fazer parte do cotidiano de um empresário.

Talvez não esteja claro onde o fluxo de caixa entra neste aspecto, mas ele é seu maior aliado na elaboração de um planejamento realista. A capacidade do ser humano de sonhar e desejar coisas grandiosas é infinita, mas o controle do fluxo de caixa é o artifício que você pode utilizar para verificar o potencial do seu negócio e traçar estratégias para atingir suas metas e, enfim, conquistar os seus sonhos.

  • Veja o seu contador como o seu braço direito

Por mais que você tenha o interesse em fazer o seu negócio dar certo, nem sempre está é uma tarefa simples. O mercado pode ser cruel com empresários que não possuem o preparo e a vivência. Ter ao seu lado um aliado que conhece e tem a experiência prática das finanças pode ser a chave para uma jornada mais tranquila e com maiores chances de sucesso.

Ainda que tenha facilidade com cálculos, como sócio, existem inúmeras decisões que cabem a você envolvendo o negócio, desde gerenciais, produtivas, de pessoal e financeiras. Todas elas são importantes e não podem ser feitas de maneira descuidada, por isso, é bom quando temos aliados em quem podemos confiar para nos ajudar neste processo.

Um contador detém não apenas o conhecimento teórico de finanças, mas tem a prática de mercado em função da sua experiência de carreira. Não exite em consultá-lo quando precisar. 

  • Não confunda gastos pessoais com as despesas do negócio

Um dos grandes problemas que encontramos em pequenos negócios é uma fusão do patrimônio do empresário e da empresa. Muitas vezes, é ele quem detém um cartão da pessoa jurídica e acaba utilizando-o para gastos pessoais sem um controle apurado do que, de fato, são seus gastos e os da empresa.

É muito importante estabelecer uma linha entre o capital do negócio e a quantia que os sócios recebem, já que estes não devem se misturar. Da mesma forma que o fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para a empresa, os sócios devem ter seus controles financeiros e evitar despesas pessoais acima dos seus ganhos, já que invariavelmente a sua dificuldade financeira vai refletir na empresa.

Ser um bom empresário é saber separar a pessoa física da pessoa jurídica e entender que ambos andam juntos, mas que devem manter uma independência financeira para garantir sua autonomia. Lembre-se sempre que a confusão dos patrimônios torna muito difícil o correto diagnóstico de eventuais problemas financeiros (e também jurídicos) que venham a surgir na empresa.

  • Seja rigoroso em seu controle e planejamento

Já falamos sobre a importância de lançar todas as movimentações financeiras da empresa e como um controle do fluxo de caixa descuidado e incompleto pode mascarar a situação de um negócio. Porém, é interessante destacar um outro aspecto que pode se tornar um problema para empresários: a dificuldade em ser realista com o seu fluxo de caixa. 

Quando falamos em ser realista, queremos abordar diversos aspectos que podem comprometer o futuro de um negócio. O primeiro ponto é ter a noção de que sua empresa está inserida dentro do mercado, que está sob constante mudanças e, obviamente, ela sofre com as oscilações da economia. Assim, não espere que sua empresa saia ilesa quando o mercado está passando por uma recessão. 

Por outro lado, se há uma expansão do mercado e melhora dos resultados no setor em que você atua, mas sua empresa não obteve qualquer crescimento, pode ser que você precise avaliar seu modelo de negócios e ver se seus concorrentes não estão apresentando algum diferencial que você deixou passar. 

Além disso, outro aspecto que queremos abordar quando falamos em ser realista é bem específico quanto a elaboração do fluxo de caixa. Algumas empresas cometem um erro comum durante o lançamento das movimentações financeiras: tratar todas as vendas e serviços prestados como entrada de capital.

É claro que se houve uma venda ou prestação de serviço, ela será uma receita para a sua empresa e será materializada sob a forma de uma entrada de dinheiro no caixa. Este lançamento, porém, deve ser feito no momento certo. Não adianta lançar uma entrada financeira que, na prática, não entrou. Pagamentos que você vai receber de forma parcelada devem integrar o seu controle também de forma parcela. 

Esses dois pontos podem parecer óbvios, mas é impressionante a quantidade de pessoas que contam com um dinheiro para realizar novas despesas que ainda não existe efetivamente disponível em caixa. Não caia nesse erro também.

  • Não descarte outras formas de controle igualmente importantes

Além do fluxo de caixa, existem outras ferramentas de controle que são muito úteis para o bom desempenho da sua empresa e que, por vezes, também são deixadas em segundo plano. 

A primeira ferramenta é o controle da folha de pagamento. Usada para controlar os salários e descontos trabalhistas dos seus empregados é fundamental para garantir a exatidão na hora de efetuar o pagamento mensal e evitar problemas futuros. Os cálculos trabalhistas nem sempre são fáceis de fazer, especialmente se você não tem facilidade com cálculos e os descontos decorrentes do contrato de trabalho. Ainda que este não seja o seu caso, certamente a adoção de softwares de folha de pagamento agilizam o seu processamento e minimizam os erros. 

Lembre-se que erros de pagamento de salário, ensejam a sua cobrança judicial em dobro pelo empregado acrescido de multas. Muitos pequenos negócios acabam falindo em decorrência da onerosidade de cobranças judiciais de cunho trabalhista e, muitas vezes, que foram decorrentes de um erro de processamento e não da má fé do empresário.

Além desta, existe ainda outro controle muito importante para algumas empresas, que é o controle de estoque. Quando observamos empresas no setor produtivo ou de varejo, onde há necessidade de ter materiais, seja a matéria prima usada na cadeia produtiva ou mesmo para a venda direta, é fundamental que você esteja sempre ciente do que há em seu estoque. 

A compra de material com urgência será quase sempre mais cara do que aquela planejada e onde há uma pesquisa de preço. Além disso, qualquer impossibilidade de obtenção desse material pode acabar inviabilizando toda a produção, o que vai se reverter em uma queda das vendas pela falta de produto.

Perceba como as ferramentas de controle devem fazer parte do dia a dia dos gestores e como praticamente quaisquer aspectos que influenciem a empresa podem acarretar em perdas financeiras. 

O fluxo de caixa em pequenas empresas

Quando pensamos especificamente no universo das micro e pequenas empresas, não podemos deixar de considerar que elas correspondem a uma fatia de cerca de 99% dos negócios em operação no Brasil, segundo dados do Sebrae. 

O pequeno empresário tem em mãos um negócio operando com um faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e contam com, no máximo, 99 empregados. Se você considerar os micro empreendedores, inclusive aqueles enquadrados como MEI, esses números são ainda menores.

É fácil perceber que este setor demanda de um cuidado específico em função das suas particularidades, como faturamento e pessoal reduzido, mas principalmente pela expressividade de sua contribuição com a geração de empregos e movimentação financeira dentro da economia brasileira.

Possíveis justificativas para um fluxo de caixa ruim

Todos os empresários esperam ter um fluxo de caixa positivo e próspero em seu negócio, mas sabemos que nem sempre isso acontece. Como falamos, existe uma infinidade de razões pelas quais o seu fluxo de caixa pode estar ruim e apenas uma análise detalhada da empresa pode avaliar suas causas e definir uma estratégia específica.

No entanto, existem quatro motivos que costumam ser os principais para encontrarmos um fluxo de caixa ruim:

1 – As vendas estão longe do ideal

Se você atua no setor de varejo, sua receita certamente é decorrente das vendas dos produtos que comercializa ou produz. Nesse caso, o maior responsável por um fluxo de caixa negativo pode ser as vendas abaixo do esperado. O mesmo é possível dizer de empresas que atuam no ramo de prestação de serviços, quando a procura por tais serviços também está inferior ao esperado.

Se é este o problema, é importante investigar o que pode estar motivando esse baixo rendimento, que pode decorrer de fatores internos ou externos à empresa. Quando falamos em fatores externos, geralmente este é verificado em momentos de crise econômica. As altas dos índices de desemprego e endividamento culminam em uma lógica retração do mercado, já que o consumo de artigos supérfluos é reduzido. 

Existe ainda um outro fator externo que pode surgir e que demanda uma adaptação da sua produção, que é a entrada de um concorrente com produto equivalente ou superior, muitas vezes a um custo e preço inferior ao seu. Em muitos casos, a parcela do mercado que você detenha irá migrar e você gradualmente perderá uma boa parcela da sua receita financeira. Casos como este exigem a definição de estratégias para evitar a ruína, seja o investimento no seu produto como forma de torná-lo melhor e mais competitivo ou uma reestrutura completa do seu portfólio de produtos e serviços.

Quanto aos fatores internos, podemos destacar a obsolescência ou baixa qualidade do seu produto frente aos concorrentes, o que pode se apresentar como um desafio face a dificuldade de avaliar objetivamente tais aspectos que os sócios e idealizadores de um negócio podem ter em função de suas próprias expectativas e esforços comuns para o sucesso.

2 – Não estão cobrando dinheiro que os clientes devem

Há ainda casos em que a empresa possui uma previsão de receita, mas que não pode ser computada pois não foi paga. A venda ou prestação de serviços possui uma contrapartida financeira que é a base do comércio, sendo fundamental para o negócio se manter operando. Não há como custear as despesas fixas de um negócio se os clientes estão inadimplentes ou há uma concordância no pagamento posterior. 

Uma empresa precisa ter dinheiro em caixa para dar conta de todas as suas obrigações financeiras em dia e evitar cobranças abusivas de juros e multas por atraso. A prática de pagamentos a posteriori é muito comum quando você possui clientes antigos ou amigos e acaba facilitando o pagamento como uma benesse ou um privilégio. Porém, é vital que você tenha uma margem para oferecer tais vantagens sem prejudicar o fluxo de caixa do seu negócio.

O ideal é sempre receber o pagamento antecipado, ou pelo menos parte dele (sinal), mas caso não seja possível, estimule o pagamento à vista oferecendo descontos, inclusive quando pago em dinheiro. Lembre-se que quanto mais o tempo passar após o vencimento da cobrança, menores são as chances daquela dívida ser quitada.

3 – Não estão cobrando o suficiente para superar as despesas

Outro fator que impacta diretamente o fluxo de caixa é o preço de mercado estabelecido para o produto em comparação ao seu custo de produção. Em alguns casos, pela ingenuidade dos empresários, há a fixação de um preço muito abaixo do seu valor ideal como forma de entrar no mercado e conquistar novos clientes. 

A determinação do preço de um produto ou serviço não é uma tarefa simples quando se está começando. Não é bom colocar nem um preço muito alto ou muito baixo, já que em ambos os casos o consumidor tende a evitá-lo. Portanto, você deve sempre testar os preços para ver qual faixa é a mais eficiente e lucrativa.

De todo modo, o que poderá ser verificado é que as receitas podem não ser suficientes para cobrir todas as despesas, o que irá resultar no fluxo de caixa negativo e marcar o início de um endividamento da companhia. É preciso atuar com objetividade e direcionar seus esforços em detectar onde está o problema para tentar corrigi-lo antes que seja tarde demais.

4 – Estão gastando muito dinheiro para operar a empresa

Pode ser ainda que o preço dos produtos ou serviços seja compatível com aquele praticado no mercado e com o custo produtivo, porém as suas despesas é que estejam elevadas demais. Este cenário também enseja uma discrepância entre as entradas e saídas financeiras e conduzem aos empréstimos, que só agravam o quadro contábil da empresa.

Em casos como este, o fluxo de caixa detalhado pode te nortear nesta empreitada de reduzir os custos ao oferecer um quadro abrangente e categorizado dos gastos. 

9 dicas para melhorar o seu fluxo de caixa

Considerando todos fatores que contribuem para resultados financeiros ruins, existem algumas dicas que os empresários podem seguir para melhorar o fluxo de caixa das pequenas empresas e gostaríamos de compartilhar com vocês.

Redução ou corte os próprios recebimentos (e dos outros sócios):

Nas empresas pequenas, os sócios possuem uma certa autonomia para definir o valor que recebem de suas empresas. É claro que eles são os maiores interessados em ver seu negócio dar certo e prosperar, então não é comum verificar uma destinação elevada de capital para os sócios. 

Ocorre que em momentos de dificuldades financeiras, é interessante tentar enxugar esse valor como forma de manter mais capital em caixa, o que pode dar um certo fôlego para a empresa, considerando o curto prazo. Tal medida vai depender do quanto os sócios dependem da quantia que recebem para manutenção das suas necessidades pessoais e de suas famílias e quão comprometidos estão com o futuro da companhia.

Vale lembrar que é importante o bem estar de todos os sócios da empresa mas o custo de vida de cada sócio é irrelevante para a empresa. Os sócios devem se adequar aos rendimentos da empresa e não o contrário.

É fundamental também ressaltar que a redução ou o eventual corte do recebimento dos sócios não tem o condão de resolver qualquer problema, mas sim de garantir um período de mais tranquilidade até que a empresa possa se recuperar do que está realmente causando este fluxo de caixa ruim.

Cobrar dinheiro dos devedores em atraso nos seus pagamentos:

Uma parte difícil de ser empresário é saber ser firme quando é necessário, especialmente quando o futuro da sua empresa depende desse tipo de atitude. Algumas vezes, entramos no mercado movidos por um ideal de construir um negócio diferente do que já existe, mas temos dificuldade de realizar algumas tarefas básicas do dia a dia de um empresário: cobrar o que lhe é devido.

Não é fácil, realmente, porém é necessário, ainda mais quando o seu patrimônio está em jogo e há alguma dificuldade de manter o seu fluxo de caixa positivo. A cobrança pode ser feita de maneira profissional, inclusive acompanhada de uma explicação das razões que o fazem ter que cobrar os valores devidos. Se a sobrevivência da sua empresa depende disso, você não deve pensar duas vezes.

Vender suas duplicatas/faturas (factoring):

Uma das estratégias que algumas empresas recorrem é o chamado factoring. Este mecanismo consiste na venda suas faturas, ou seja, os seus créditos a terceiros em troca de um dinheiro líquido e imediato. Ainda que seja pouco utilizado no Brasil, este é um dos mecanismos que acabam sendo uma boa oportunidade para o pequeno empresário. 

Sob o ponto de vista financeiro, a empresa vai receber imediatamente todo o valor que lhe é devido ou que foi vendido a prazo. Um cuidado que é importante ter é a certeza de que a parceria estabelecida com o objetivo que ela passe a cobrar dos seus credores seja feita com uma empresa de factoring que esteja alinhada com os seus ideais de ética, respeito e valorização do cliente, caso contrário você poderá perder mercado.

Ainda que pareça besteira se preocupar com isso, tenha em mente que são eles que vão cobrar os créditos e comunicar o seu cliente pela dívida que possuem com você. Se esta abordagem não for boa, os clientes insatisfeitos podem virar uma propaganda ruim, o que resultará em um desfecho oposto ao esperado, que é o investimento no fomento mercantil. 

— Contratar um escritório de cobrança:

Se você ainda enfrenta problemas com a cobrança das suas dívidas, talvez uma possibilidade seja buscar um escritório de cobrança. Neste caso, o objetivo principal é assegurar o pagamento do que lhe é devido, mas o mecanismo é bem diferente do factoring e também menos vantajoso no curto prazo.

Esses escritórios costumam cobrar um percentual do valor que estão cobrando em seu nome, o que pode variar bastante, além disso, só efetuam o pagamento a você quando seu cliente efetuar o pagamento para eles. Assim, essa não é uma opção viável se você precisa de dinheiro em caixa no curtíssimo prazo, mas sim uma medida pensando um pouco mais no futuro.

Realizar empréstimos para empresa do próprio bolso:

Essa é uma possibilidade que não pode ser utilizada em todos os casos, mas caso os sócios tenham uma condição financeira estável, uma das saídas mais óbvias é o investimento do seu próprio capital. Se você acredita no seu negócio, lute por ele. Do contrário, fica muito mais difícil convencer investidores a investirem na sua empresa se você mesmo não acredita e investe nela.

— Pedir dinheiro para familiares ou amigos:

Uma saída bastante controversa, o empréstimo feito com amigos ou familiares também não é uma opção para todos. Em primeiro lugar, você tem que ter certeza de estar pegando dinheiro com alguém que dispõe dos meios de te ajudar sem que a própria pessoa fique no aperto.

Além disso, é comum encontrar pessoas que não misturam as amizades e família com os negócios. Então considere as suas características, mas lembre-se que aqueles que gostam de você, também querem ver o seu negócio dar certo e ser bem sucedido. 

Um detalhe importante é que esta é apenas uma opção se feita com a devida seriedade que exige, aliada a um contrato e um cronograma de pagamento para não ensejar em nenhuma vulnerabilidade para você ou sua empresa. 

— Cartão de Crédito:

Esta é umas das opções mais fáceis e mais frequentes entre os empresários brasileiros. Como as empresas possuem contas como pessoa jurídica, é comum que tenham direito a emissão de cartões de crédito, que podem ser largamente utilizados para compras e pagamentos. É interessante que toda empresa tenha pelo menos 1 cartão de crédito da pessoa jurídica, mas ele deve ser usado com cautela.

Esteja sempre atento aos juros e evite aqueles com taxas de juros e de manutenção abusivas. Utilize o patrimônio que você tem para negociar condições melhores e, caso necessário, migrar de banco em busca de um cartão que seja menos oneroso para sua empresa. 

— Empréstimo bancário:

Pegar um empréstimo em um banco deve ser uma estratégia adotada apenas se você avaliou seus prós e contras. Caso você precise de dinheiro rápido e não disponha de outro meio, verifique a instituição financeira que oferece as melhores condições, o que nem sempre será aquela onde você tem a conta corrente.

Esteja ciente que os empréstimos podem viabilizar a manutenção da sua empresa, mas você deve tratá-los de forma responsável ou os juros se acumularão e você não dará conta de arcar com o montante final da sua dívida. 

É possível ainda usar o patrimônio pessoal dos sócios como garantia para os empréstimos, mas esta manobra é extremamente perigosa pois não podemos controlar o mercado. Caso algo dê errado, são os seus bens que serão utilizados como forma de pagamento da dívida com o banco, então pondere muito bem a real necessidade de seguir neste caminho.

— Vender cotas e atrair investidores:

Uma última estratégia que pode ser destaca é a venda de uma parte da empresa como forma de receita. Neste caso, a entrada de um novo sócio pode ser feita de modo que ele atue apenas como investidor, sem ter qualquer participação na gestão da empresa ou ainda com o seu ingresso efetivo, quando irá integrar sua diretoria e trabalhar na empresa.

Conclusão

A implementação de um controle de  fluxo de caixa confiável em uma empresa, ainda que necessário, pode não ser fácil para todos os empresários. Isto pode decorrer da falta de tempo, dinheiro ou conhecimento específico. Ainda que você opte pela adoção de um software de gestão financeira, a interpretação de dados não é uma tarefa sempre simples e caberá aos gestores lidar este conjunto de números.

Existem profissionais no mercado especializados em trazer soluções inteligentes para o seu negócio através de uma análise do seu fluxo de caixa. Se você acha que o desempenho da empresa não está indo bem, procure um especialista. Muitas vezes, o primeiro passo para a solução pode ser mais simples do que você imagina. Não perca tempo, pois ele pode ser o seu maior inimigo.

Entre em contato com nossos especialistas para avaliar sua empresa.

Artigo elaborado por Paulo Eduardo Ballestrin e Tatiana Freire